Già da un anno ci siamo abituati a sentire l’espressione “smart working” sempre più frequentemente. Se non lo abbiamo già sperimentato in prima persona, abbiamo almeno un parente o un amico che si trova da tempo a lavorare da casa e a rivedere le sue abitudini quotidiane adattando la sua abitazione ad un nuovo uso.

Ma come possiamo lavorare in smart working essendo davvero efficienti e produttivi?

A parte una buona dose di buona volontà e di impegno, sicuramente diversi tool possono venirci incontro per risolvere problemi e agevolare pratiche quotidiane.
Dalla condivisione documenti fino alle riunioni, passando per la pianificazione degli impegni e giungendo fino alla gestione del cliente; tutto può essere svolto da casa esattamente come se ci trovassimo in ufficio.

Vediamo insieme i principali strumenti per la risoluzione di ogni problema:

1- Creare, archiviare e condividere documenti: Google Drive
Sicuramente il cloud di Google ci può aiutare, con la sua accessibilità da ogni sistema operativo, da browser e da app, a creare ed archiviare i nostri file dando inoltre modo all’intero team non solo di visualizzarli ma anche, al bisogno, di lavorarci insieme a noi. Il salvataggio automatico, la possibilità di vedere in tempo reale le modifiche apportate dai colleghi senza invio di continue e-mail e la facilità di creazione sulla base di modelli semplici, sono vantaggi che diventano fondamentali se si lavora lontani dall’ufficio.

2 – Inviare un documento cartaceo: CamScanner
Se ci troviamo in smart working, abbiamo a disposizione un documento cartaceo e ci troviamo nella necessità di inviarlo, con CamScanner possiamo farlo ottenendo un pdf perfetto ed evitando di perdere minuti preziosi provando a trasformare foto in documenti leggibili.

3- Organizzare l’asset lavorativo: Google Calendar
Ancora una volta, per l’organizzazione degli impegni del team di lavoro ci offre un aiuto accessibile sia da browser che da device, Google, con Calendar. Disponibile anche in app, è una versione cloud del caro calendario da tavolo ed è utile per inserire scadenze, appunti, ferie, assenze e riunioni, condividendo il tutto con i colleghi.

4- Task management: Trello
Un altro scoglio che sembra insormontabile in smart working è gestire le to-do-list in modo efficiente.
Trello è una risorsa ottimale per questo, perché consente di creare bacheche per singoli progetti, assegnarli a diversi utenti, allegare file, creare check-list che mostrino in percentuale i progressi del progetto ed avere sempre sotto controllo tutto quello che rimane da completare.

5- Messaggistica istantanea fra colleghi: Slack
Comunicare fra colleghi è importante, questo è indubbio e Slack consente di farlo non solo con messaggi privati e le chiamate voip fra singoli, ma anche con la creazione di specifici canali per ogni progetto o gruppo di lavoro.

6- Incontrare i clienti: Google Meet, Zoom e Skype
I vecchi appuntamenti di lavoro per organizzare, pianificare o addirittura vendere sono un ricordo, ormai.
Ad oggi è possibile gestire riunioni con più partecipanti con l’invio di un invito tramite link o chiave di accesso. Le piattaforme che forniscono questo servizio sono tante, ma le migliori sono senza dubbio Google Meet, Zoom e Skype.

7- Gestire i clienti: HubSpot CRM
Il Customer Relationship Management è fondamentale per tenere sott’occhio ogni aspetto della gestione del cliente, creare task, inserire note, allegare file e inserire informazioni da debrief.

8- Trasformare gli appunti in documenti: Notes di Nebo
Sicuramente vi è capitato, durante le riunioni o nel corso della giornata di prendere tanti appunti e doverli poi trasformare in un documento da inviare o condividere con i colleghi. Niente di più noioso di dover decifrare e trasporre in digitale quanto scritto magari di getto su blocchi per appunti sparpagliati. Notes di Nebo vi supporta in questo; rende appunti scritti dei documenti di testo e addirittura diagrammi e schizzi .jpg.

Come vedete le risorse disponibili sono davvero tante. La vostra efficienza può addirittura superare quella ottenuta lavorando in ufficio!